Evernote pour le recruteur (ATS part 2)

Amis sourceurs,

ll y a bien longtemps que cet article me trotte dans un coin de la tête. Néanmoins, j’avais comme un complexe d’infériorité sur le sujet.

Mais de quel sujet parle-t-on ?

Je parle ici du sujet de l’ATS. Si cet acronyme vous est étranger, un petit tour sur le premier article ne serait pas de refus. Pour le dire vite, il s’agit de votre système de suivi des candidatures. Ni plus, ni moins. Au risque de me répéter : nous avons donc tous un ATS. Même s’il ne prend pas la forme d’une solution logicielle qui s’appelle ATS. Une feuille de papier et un stylo peuvent très bien faire office d’ATS (même si je ne vous le conseille pas).

J’ai eu mon premier déclic à #TruParis , lors d’un débat sur les ATS. Les porte-paroles des leaders du secteur nous expliquaient qu’il était impossible de faire plus simple et ergonomique que les énormes usines à gaz poussiéreuses sans perdre les fonctionnalités fondamentales. J’ai alors eu l’impression de me retrouver face au RIM (BlackBerry) de 2006 qui expliquait qu’il était inconcevable de faire un smartphone sans clavier physique. Sentiment renforcé par l’intervention du trublion Frédéric Ducrot et son rafraichissant Dokker.

Révélation.

Ce qui m’avait frappé dans Dokker, au-delà de sa simplicité et son ergonomie c’était à quel point il se concentrait sur des fonctions pas ou mal couvertes par les ATS classiques. Fonctions que j’avais comblées grâce à un bricolage d’Evernote. C’est ce jour que j’ai compris que j’avais transformé mon Evernote, en ATS maison. Ni plus, ni moins.

Et c’est d’Evernote que nous allons parler.

Présentation

Il est probable que vous connaissiez déjà Evernote, de nom. Il est même possible que vous l’ayez essayé une fois. Si vous êtes comme moi, il est à peu près certain que vous n’avez pas compris son intérêt. Vous l’avez donc désinstallé. Puis à force d’en entendre parler partout vous l’avez réinstallé. Avec le même succès. Vous avez alors juré qu’on ne vous y reprendrait plus.

J’ai eu la chance d’avoir persévéré une troisième fois.

Evernote est donc le type d’application qui vient sans tutoriel, qui est relativement simple à utiliser mais dont personne ne comprend l’intérêt du premier coup. Pour la simple et bonne raison qu’Evernote est une feuille totalement vierge, avec laquelle vous pouvez faire une infinité de choses différentes. Nous pourrions écrire des pages sur ce qu’on peut faire avec Evernote (faire du partage de connaissances, créer un outil de planification, sauvegarder le contenu d’un dossier, disposer d’un outil de webographie, avoir un outil de collaboration de projet, le transformer en outil GTD, en faire un logiciel de dictaphone, de scanner, de gestions de favoris…). Mais nous allons nous concentrer sur notre sujet de l’ATS. Contentons nous d’assimiler Evernote à votre mémoire virtuelle. Le réduire à un simple outil de prise de notes est une erreur flagrante, quoique commune. D’ailleurs, le logo n’est pas un scribe mais bien un éléphant ! C’est donc bel et bien de mémoire dont il s’agit.

Ajoutons également qu’Evernote est totalement trans-plateformes (cross-devices pour nos amis anglophiles). Il fonctionne donc sur à peu près tout ce que vous connaissez (à l’exception de Linux). Vous retrouvez donc votre contenu synchronisé entre votre ordinateur, votre tablette et votre smartphone. Ceci étant dit, plongeons-nous dans le vif du sujet et les éléments qui le composent.

1) Le client desktop

Normalement ceci ne devrait pas faire l’objet d’une rubrique. Mais nous avons vu tellement de personnes utiliser uniquement la version web d’Evernote au lieu de la version de bureau… Disons-le tout de suite : il est impératif pour vous de télécharger le logiciel en propre. La version web est à Evernote ce qu’un sac de couchage est à un lit. Si vous n’avez pas le choix (si vous travaillez temporairement sur une machine qui ne vous appartient pas), vous serez content de la trouver. Mais quand vous avez le choix, cela n’a aucun sens de ne pas utiliser le lit.

Vous pourrez trouvez le client logiciel ici.

2) Le clipper

Le clipper est, dans notre cas d’utilisation , l’outil le plus important de l’arsenal. Pour une fois je ne vais fâcher personne puisqu’il fonctionne sous tous les navigateurs connus (même Internet Explorer, c’est dire !).

Evernote ATS - Clipper

Une fois installé, une petite icône Evernote apparaît dans la barre supérieure de votre navigateur (selon le navigateur ce sera à droite ou à gauche). Comme avec Justclip.it, la fonction est redoutablement simple. Vous voyez un profil à sourcer. Vous le clippez. Vous l’avez. Voyez plutôt.

Evernote ATS - Clipper en action
Je vous laisse découvrir les différentes options par vous-mêmes. Le point fort : il détecte automatiquement le contenu riche et devine ce que vous voulez extraire. En revanche, à l’inverse de Justclip.it, Evernote a été conçu pour donner le meilleur de n’importe quel contenu. Pas uniquement des profils. Il n’est donc pas fait sur mesure pour cette situation.

Ce qui pourra se révéler un brin frustrant quand il décidera arbitrairement de sélectionner sur LinkedIn la partie inférieure du profil quand c’est la partie supérieure qui vous intéressera le plus souvent. Il vous faudra parfois jouer avec les flèches directionnelles de votre clavier pour arriver au résultat escompté. Une autre solution consistant à pré-sélectionner ce que vous voulez pour utiliser le mode « sélection ».

L’autre point fort du clipper d’Evernote est qu’il conserve, en toutes circonstances, la source originale. Ce qui signifie que vous n’avez plus besoin de vous soucier de copier l’adresse URL, Evernote s’en charge pour vous (ce qui en fait un formidable outil pour tout travail demandant une webographie, mais nous nous éloignons du sujet).

Une fois que vous avez clippé un profil, il devient une note.

Evernote ATS - Clipper devient note

3) Les carnets

La note est l’atome d’Evernote : son élément de base. Et ces notes peuvent être organisées en carnets. Les carnets sont un peu l’équivalent des dossiers de votre explorateur de fichiers. Ils permettent de ranger vos notes (qui sont l’équivalent des fichiers). La comparaison s’arrête là : contrairement aux dossiers, les carnets n’ont pas d’arborescence infinie. C’est-à-dire que vous ne pouvez pas créer un carnet contenant des carnets qui contiennent des carnets. En revanche, et c’est assez peu mis en avant pour être souligné, vous pouvez tout de même utiliser un niveau de profondeur. C’est-à-dire que vous pouvez faire des piles de carnets : des carnets contenant des carnets. Pour ce faire, il vous suffit d’empiler littéralement un carnet sur un autre.

Pour passer de deux carnets distincts :

Evernote ATS - Empiler des carnets

A une pile de carnets, regroupant les deux carnets précédents :

Evernote ATS - Empiler des carnets part 2
Evernote ATS - Empiler des carnets part 3
Le choix des carnets et l’organisation subséquente sont bien entendu propres à chacun(e). Il est impératif de l’adapter à sa façon de travailler. Cependant, il peut être utile d’avoir un exemple. Nous allons donc voir comment j’organise classiquement les miens. Disons que vous cherchez à recruter un développeur iOS pour une entreprise appelée NewCorp. Voici ce que nous allons créer.

Une pile de carnets référente

Comme nous l’avons vu, son unique objectif est de contenir tous les carnets qui seront reliés à notre recrutement pour NewCorp :

Evernote ATS -Poubelle Evernote ATS -Pile de carnets référente

Le carnet @Inbox

Ce carnet a pour objectif de recueillir pêle-mêle les différents profils que vous allez trouver intéressants. Comme son nom l’indique, le concept est similaire à celui d’une boîte email : vous y envoyez tout ce qui vous intéresse, sans forcément trier. Le but est précisément de déconnecter physiquement les phases de collecte, tri et action.

Le carnet Poubelle

Ce carnet est l’inverse du précédent. Il sert à envoyer tous les profils qui n’auront pas passé la phase de tri. Pourquoi avoir créé un carnet autonome ? Evernote a déjà une corbeille, à quoi bon s’encombrer ? Et bien, d’expérience nous avons tous un penchant conservateur. Les sociologues et les économistes l’appellent « l’aversion à la perte ». Ce carnet permet de mettre les profils dont vous vous dites « on sait jamais ? Il ne convient pas exactement mais si je suis à court de profil je pourrais toujours y revenir ».

D’expérience encore, vous ne reviendrez jamais. Inutile alors ? Non. Car il vous a permis de ne pas tergiverser devant un profil qui ne vous parlait pas clairement. Ou pire, de le contacter pour ensuite l’éliminer. C’est une économie de temps non-négligeable.

Les carnets d’avancement

Ces carnets, vous l’aurez compris, vous permettent de suivre l’état de votre flux de profils. Libre à vous de créer ceux qui conviennent le mieux à votre façon de fonctionner. Généralement, j’en ai entre 3 et 5 selon le degré de suivi. Par exemple, un carnet pour les profils à contacter (mais dont je n’ai pas encore cherché l’adresse email), un carnet pour les profils que j’ai contacté et un carnet pour les profils qui ont été « perdu » (ceux que l’on n’a pas retenu ou qui ne nous ont pas retenu).

Evernote ATS -Carnets d'avancement

Remarquez que le nom des carnets n’a pas été choisi au hasard. Cette nomenclature permet de les avoir dans le même ordre que l’ordre séquentiel du processus (Evernote classant les carnets par ordre alphabétique).

C’est tout ce qu’il vous faut pour commencer ! Vous êtes désormais capable de collecter des profils (peu importe le site source):

Evernote ATS -Collecter

Evernote ATS -Collecter Inbox

Puis de les trier pour ne retenir que ceux que vous envisagez de contacter :

Evernote ATS -Trier a contacter

Pour enfin contacter ceux qui survivent au tri :

Evernote ATS -Message laissé

(Notez l’utilisation du titre comme d’un accès rapide au numéro de téléphone et l’adresse email)

Le tout au sein d’un outil doté d’un puissant moteur de recherche qui vous permettra de toujours vous y retrouver, peu importe la masse d’information.

4) Les autres fonctionnalités

Les tags

Comme beaucoup d’outils informatique récents (c’était le cas avec Justclip.it, rappelez-vous), Evernote vous permet d’utiliser des tags (étiquettes). Le concept est de se dire que l’on peut avoir besoin d’une seconde dimension de classement. Dans notre cas, nous avons construit un classement vertical avec Newcorp. Imaginons désormais que nous créons un classement similaire avec OldCorp. Il se peut que certaines notes partagent des caractéristiques communes que l’on veut utiliser comme critère de tri. Par exemple, il peut être utile de pouvoir trier les profils d’une même technologie, indépendamment de la mission.

Néanmoins, les carnets sont un classement strictement vertical. J’entends par là que vous ne pourrez pas créer un troisième carnet contenant ces profils. Un profil doit appartenir au carnet Newcorp OU BIEN au carnet Oldcorp. C’est là qu’intervient le tag. Vous allez utiliser un tag « développeur Android » pour chacune des notes.

Evernote ATS -Tag



Ce qui vous permettra ensuite de retrouver tous les profils que vous aurez ainsi taggués.

Evernote ATS -Tag part 2

Les rappels

Une autre fonction très intéressante d’Evernote est la possibilité d’associer un rappel à n’importe quelle note.

Evernote ATS -rappels

Inutile d’expliquer à quel point cela peut servir quand on veut s’assurer un suivi (par exemple pour se rappeler de relancer un candidat dont on attend la réponse). Les rappels sont intégrés directement dans l’interface :

Evernote ATS -rappels part 2

Et naturellement, vous pouvez les configurer de sorte à les recevoir dans votre boîte email, le jour J.

5) Les fonctionnalités premium

La version gratuite d’Evernote suffit amplement à travailler. Néanmoins, pour ceux qui veulent aller plus loin, la version payante vous permettra d’accéder à vos carnets hors ligne sur un mobile, de disposer d’1 Go de données à uploader par mois (ce qui dans les faits veut dire que vous pourrez joindre des CV’s volumineux à vos notes. Ce qui est difficilement faisable avec 60 Mo) et de partager vos carnets avec un autre sourceur. En ce qui concerne la fonction partage, vous pouvez le faire en version gratuite. Cependant, le sourceur à qui vous partagez le carnet ne sera pas capable de l’éditer pour rajouter ses propres notes.

Conclusion

Comme vous pouvez-le voir, il est assez simple de faire d’Evernote un ATS maison. D’ailleurs, en écrivant ces lignes, nous avons découvert qu’Etsy ne nous avait pas attendu pour en faire de même . Le seul côté négatif d’Evernote en tant qu’ATS c’est que vous avez tout à construire vous-même. C’est une immense feuille blanche qui n’a pas été pré-rédigée pour un tel usage. Tout ceci relève du bricolage. Pour ceux qui préfèrent une solution clé-en-main, légère et spécialement conçue comme ATS, nous ne pouvons que vous recommander de jeter un oeil aux excellents Dokker et JustClip.it (qui sont les produits de la même entreprise).

D’ici là, nous vous souhaitons d’excellentes recherches.

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